Pitágoras já dizia: “É na organização do tempo que se encontra o segredo de fazer tudo bem feito”.

Escrevi em meu blog post anterior sobre algumas maneiras de administrar o tempo, dividindo suas tarefas e organizar-se a partir de um planejamento, categorizando as tarefas em graus de importância e urgência.

Bem, hoje, a dica é de uma ferramenta bem legal que pode ser desenvolvida em várias plataformas e que com certeza, vai lhe dar um help!

Mas lembre-se que ferramentas ajudam, mas não se “alimentam” de dados sozinhas!

Para se organizar é preciso ter disciplina e dedicação. Começar não é fácil, ainda mais se você não tem hábitos de ser uma pessoa organizada ou ainda de planejar. No entanto, com o hábito, tudo se transforma em algo que simplesmente flui e torna sua vida melhor.

Bom… a ferramenta de hoje é o Getting Things Done (GTD) que significa fazer (fazendo) as coisas acontecerem.

É uma metodologia de gerenciamento, onde é possível aumentar a produtividade e alcançar um elevado desempenho profissional, de forma simples e objetiva. O método foi desenvolvido por David Allen, que o descreveu no livro: “A arte de fazer acontecer “, da Editora Sextante (2016).

Segundo Allen, existem 3 tipos de atividades em nosso dia a dia, são elas:

. Atividades não planejadas: são referentes às demandas do dia, imprevistos ou urgências, mas também pode ser aquela vontade que a gente tem de parar tudo e se jogar de cabeça em um projeto ou tocar violão.

. Atividades pré-definidas: são as coisas que você já tem na sua agenda, nas suas listas de ações, projetos etc. E, quanto mais organizado e “alimentado” estiver o seu sistema de tarefas, maior a sua possibilidade de negociar prioridades ou ter controle sobre onde está investindo o seu tempo.

. Atividades a serem definidas: que é basicamente administrar o tempo que você passa processando, organizando suas listas e coletando novas informações.

Não há milagre! Para ser produtivo, é necessário investir um tempinho ao longo do dia para fazer essas coisas.

O GDT indica que se deve agir de acordo com a situação, de modo que o contexto e os recursos favoreçam a realização da tarefa, adaptando-os.

Como utilizar o Método GTD:

1 – Capturar:

O primeiro passo é coletar tudo o que estiver chamando sua atenção no momento. É um exercício que deve reunir tudo o que te abrange: as suas obrigações, atividades, tarefas, projetos, objetivos, locais que quer conhecer, ideias – tudo o que requer sua atenção.

2 – Esclarecer:

Neste passo, dedica-se às “caixas” criadas, verificando tudo o que capturou. Neste momento, cada pendência deverá tornar-se uma ação (indicar soluções e decisões para cada tarefa). As questões que não puderem ser resolvidas devem ser:

. Descartadas, se você sabe que não vai fazer em momento algum;

. Colocadas em outra lista, com novo nome, só que desta vez, sem prazo definido (até o momento da retomada da mesma). Como exemplos pode ser o aprendizado de uma língua nova; tocar um instrumento musical etc.

. ou colocadas em uma lista de Referências para consultar no futuro. Pode ser assistir algum filme, ler artigos inspiradores ou livros indicados etc.

3 – Organizar

Aqui é o momento de classificar suas ações, organizando-as de acordo com seu contexto. A dica é você designar as tarefas à “caixas” temáticas, como por exemplo: Trabalho, Educação, Família, Viagem etc. Você também pode acrescentar uma agenda e organizá-la com prazos pré-definidos e gerar outra “caixa” com o título “aguardando” para as tarefas ainda não executadas.

4 – Revisar

Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou uma vez por semana — de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados. Reavalie as prioridades, acrescente as novas obrigações e confira os itens delegados.

5 – Engajar

E o último passo onde nada vai adiantar se você não fizer as tarefas. Por isso, faça as tarefas conforme o definido na agenda. Crie ações baseadas em: contexto, administrar o tempo, energia e prioridade – nesta ordem.

A utilização do Método GTD no dia a dia, garante mais clareza de pensamento, maior eficiência, produtividade e tomadas de decisões mais certeiras.

Dicas de aplicativos:

– AnyDo: O aplicativo de gerenciamento de tarefas permite que o usuário organize tudo em um só lugar. O diferencial do aplicativo está na sincronização das tarefas mesmo quando o dispositivo estiver offline. É possível criar tarefas compartilhadas com um grupo de pessoas e adicionar sub-tarefas, anexos e comentários nas notas.

– Evernote : O Evernote é um aplicativo desenvolvido para anotações, organização, gerenciamento de tarefas e arquivamento.

– Google Keep: O Keep oferece uma variedade de ferramentas para fazer anotações, incluindo texto, listas, imagens e áudio.

– HabitBull: A proposta do HabitBull é manter o registro e fazer o acompanhamento de qualquer hábito que o usuário cadastre no aplicativo. Com o passar dos dias, é possível ter acesso a gráficos que mostram a evolução de cada uma dessas ‘manias’, seja parar de roer as unhas ou melhorar a prática de atividades físicas no dia a dia. No aplicativo é possível programar alarmes e exportar os dados gerados. O serviço está disponível para Android e iOS.

– OneNote: O Microsoft OneNote é um programa para coleta de informações de forma livre e colaboração para vários usuários. Reúne anotações, desenhos, recortes de tela e comentários em áudio dos usuários.

– OptimizeMe: A ideia do OptimizeMe é melhorar o bem-estar do usuário, acompanhando o cotidiano e as atividades diárias de quem se cadastra. É preciso informar ao aplicativo como é o seu dia a dia, em quatro setores: criatividade, saúde, prazer e rotina. O usuário precisará se lembrar e cadastrar informações como peso, tempo de atividade física praticada no dia e até mesmo o número de copos de água que ingeriu. Tudo isso para que o aplicativo elabore tabelas e gráficos que fazem uma ligação entre seus hábitos e o seu bem-estar.

– Organizze: A proposta da ferramenta é facilitar a organização da vida financeira.  O usuário pode criar categorias para suas finanças e o aplicativo cria gráficos de fácil interpretação para mostrar de onde veio o dinheiro e como ele foi gasto. Além disso, é possível criar alarmes de contas que estão para vencer e precisam ser pagas. A plataforma conta com um recurso de metas, que permite ao usuário fazer um planejamento na vida financeira para atingir um objetivo, como viajar nas férias ou trocar de carro. Também é possível organizar os cartões de crédito em um espaço único e fazer a conversão de moedas dentro do próprio aplicativo

– Pocket: O aplicativo Pocket veio para solucionar o problema de quem, na correria, acaba perdendo a leitura de textos e artigos interessantes que aparecem na tela do celular. No começo, o aplicativo era conhecido como ‘Read It Later’ e, apesar da mudança de nome, o conceito segue o mesmo. A plataforma armazena qualquer texto que o usuário queira salvar apenas com um clique.

– Trello: É uma ferramenta de colaboração que organiza seus projetos em quadros. O trello informa o que está sendo executado, quem está trabalhando em quê e onde algo está em um processo.  

– Todoist: É o melhor gerenciador de tarefas online. Este aplicativo de produtividade é fácil de usar para mantê-lo constantemente organizado, é focado e bem produtivo, com a vantagem, ainda, de estar presente onde quer que você precise –  são 11 plataformas disponíveis para acessar sua conta Todoist: Google Chrome, no seu smartphone, desktop, navegador, Gmail, tablet, e muito mais.

– Timeful: O Timeful é um aplicativo que promete otimizar a ajudar a administrar o tempo. O app usa algoritmos elaborados com base na ciência comportamental. Assim, a ferramenta parece compreender as necessidades de cada usuário, tanto aquele que é mais ativo durante o dia quanto aquele que é mais ativo no período da noite. O sistema estabelece um nível de prioridade para cada atividade, catalogando cada uma delas como mais ou menos importante e encaixa as obrigações de cada um em espaços de tempo livre detectados pelo app. Atualmente, o Timeful só está disponível para aparelhos com sistema iOS.

 – Wunderlist: O aplicativo permite que o usuário crie listas para todos os tipos de afazeres. 

Qual que prefiro?

Eu utilizo muito o Pocket, que resolveu um problema que eu tinha, justamente por não conseguir administrar o tempo de ler tudo o que me interessa. Uso o aplicativo para arquivar os textos para depois retomá-los.

É super bacana e me ajuda muito na construção de cursos, aulas e textos para meu blog e ainda, os envio para alunos, com a intenção de fazê-los inteirar-se mais sobre os assuntos que leciono.

Essas são as minhas dicas sobre administrar o tempo! E você, qual app utiliza?